Het uitvoeren van de bouwfase in Portugal

De bouwfase wordt gewonnen of verloren in de twee maanden voorafgaand aan de mobilisatie. Tegen de tijd dat het materieel arriveert, moet het ontwerp voltooid zijn, het contract ondertekend, de planning goedgekeurd, het toezichthoudende team aangesteld en aan alle verplichtingen voor de bouwplaats voldaan. Bouwplaatsen die van start gaan met een onvolledig ontwerp, zijn de rest van het project bezig met het calculeren van wijzigingen.

WAT AFGEROND MOET ZIJN VÓÓR MOBILISATIE

• de bouwvergunning opgehaald en de bijbehorende heffingen voldaan
• het uitvoeringsontwerp voltooid en interdisciplinair gecoördineerd
• de meetstaat opgesteld en afgestemd op het kostenplan
• het contract ondertekend, met overeenstemming over planning, betalingsvoorwaarden en zekerheden
• de meldingen voor het openen van de bouwplaats en de verklaringen van technische verantwoordelijkheid ingediend
• het veiligheids- en gezondheidsplan en de coördinatie-aanstellingen geregeld
• verzekeringen bevestigd en van kracht
• nutsvoorzieningen, toegang en eventuele vergunningen voor tijdelijk gebruik geregeld.

De aanbestedingsroute bepaalt wie het ontwerprisico draagt, hoe prijszekerheid wordt verkregen en hoe snel de bouwplaats kan starten.

• **Traditioneel (eerst ontwerpen, dan bouwen).** De ontwikkelaar voltooit het ontwerp, besteedt het aan en de aannemer brengt een prijs uit voor een afgebakende scope. Biedt de beste prijszekerheid, kent de langzaamste start en vereist discipline in het ontwerpproces.
• **Design and build (ontwerp en bouw).** De aannemer neemt de verantwoordelijkheid voor het voltooien van het ontwerp op basis van een vraagspecificatie. Sneller, minder raakvlakken, maar sturing op specificaties moet expliciet worden vastgelegd in de eisen van de opdrachtgever om kwaliteitsverlies te voorkomen.
• **Construction management (bouwmanagement).** Deelcontracten worden afzonderlijk aanbesteed onder leiding van de ontwikkelaar. Flexibel en snel bij complexe of gefaseerde plannen, maar de ontwikkelaar behoudt het coördinatierisico en er is geen centrale partij die prijsverantwoordelijkheid draagt.

De selectie van een aannemer is niet louter een prijsoefening. Controleer de vergunningen en classificaties voor de betreffende werkzaamheden, de financiële positie, de huidige werkdruk, het team dat daadwerkelijk aan het project wordt toegewezen en vergelijkbare gerealiseerde projecten die ter plaatse zijn bezocht.

Ongeacht de gekozen vorm zijn de commerciële voorwaarden die ertoe doen consistent:

• de geprijsde scope en wat uitdrukkelijk is uitgesloten
• het mechanisme voor de waardering van meer- en minderwerk, met overeengekomen tarieven
• de betalingscyclus, het inhoudingspercentage (retentie) en de vrijgavevoorwaarden
• de planning, datums voor deeloplevering en vertragingsschadevergoedingen
• gronden voor bouwtijdverlenging en de kennisgevingsprocedure
• nakomingsgaranties — bankgarantie, moedermaatschappijgarantie of inhouding
• de onderhouds- en gebrekenperiode en de herstelprocedure
• opschortings- en beëindigingsrechten voor beide partijen
• verzekeringsverplichtingen en de toewijzing van bouwplaatsrisico's.

Een lump-sum contract op basis van een onvolledig ontwerp is de meest voorkomende bron van geschillen op Portugese ontwikkelingslocaties. De aannemer prijst wat er getekend is; al het overige wordt meerwerk tegen een tarief waarover vanuit een zwakke positie wordt onderhandeld.

De Portugese praktijk verbindt formele verantwoordelijkheden aan de werkzaamheden zelf:

• aangewezen technische verantwoordelijkheid voor de uitvoering en voor de directievoering op de bouwplaats door gekwalificeerde professionals
• het bouwbord met de vergunninggegevens, zichtbaar vanaf de openbare weg
• veiligheids- en gezondheidscoördinatie tijdens de uitvoering, waarbij het veiligheidsplan actueel wordt gehouden
• kennisgeving van de opening van de bouwplaats aan de bevoegde autoriteiten waar vereist
• afvalbeheerregelingen voor bouw- en sloopafval
• beheersing van geluidshinder, werktijden, toegang en bescherming van aangrenzende percelen
• nauwkeurige bouwplaatsadministratie: instructies, waarderingen, tests, inspecties en dagrapporten.

Nalatigheden op dit vlak leggen een project zelden onmiddellijk stil. Ze komen aan het licht als handhavingsbesluiten, inspectiebevindingen of als ontbrekende stukken in het overdrachtsdossier op het moment dat de licença de utilização nodig is.

Maandelijkse cyclus bij een gefinancierd project:

1. aannemer dient de vorderingsstaat van voltooide werkzaamheden in;

2. directietoezicht controleert hoeveelheden en kwaliteit op de bouwplaats;

3. de monitoring surveyor certificeert de voortgang voor de geldverstrekker;

4. de trekking wordt vrijgegeven, na aftrek van inhoudingen en eventuele voorwaarden;

5. betaling aan de aannemer vindt plaats binnen de contractuele termijn.

Omdat certificering voorafgaat aan betaling, moet de ontwikkelaar de werkkapitaalkloof voorfinancieren. Omdat certificering afhankelijk is van kwaliteit, kan een aanhoudend gebrek de gehele cashflow stilleggen, en niet enkel het betwiste onderdeel.

Elk project verandert. De discipline schuilt niet in het vermijden van veranderingen, maar in het beheersen ervan:

• geen instructie zonder schriftelijke wijzigingsopdracht
• elk meer- en minderwerk geprijsd en gedateerd vóór uitvoering, waar ook maar mogelijk
• één actueel register met inzicht in kosten, tijdsimpact en goedkeuringsstatus
• onvoorziene kosten afgeboekt op het register, met direct zicht op het resterende saldo
• maandelijkse aansluiting van het register op de kostenrapportage en de cashflow.

Wanneer een wijziging het goedgekeurde project ook in planologisch opzicht verandert, behandel dit dan eerst als een vergunningskwestie en pas daarna als een kostenpost. Eerst bouwen en achteraf regulariseren is de dure volgorde.

• materiaalgoedkeuringen en proefpanelen overeengekomen vóór bestelling
• inspectie- en testplannen voor constructie, waterdichting, thermische en akoestische prestaties en gebouwinstallaties
• inbedrijfstellingsschema's voor werktuigbouwkundige, elektrische en loodgietersinstallaties
• toetsing van toegankelijkheid en brandveiligheid aan het goedgekeurde project, niet verondersteld
• opleverpunten (snagging) progressief afgehandeld naarmate ruimtes gereedkomen, niet uitgesteld tot één enkele actie aan het einde van het werk
• fotografische en documentaire vastlegging gedurende het gehele traject, inclusief werkzaamheden die aan het zicht worden onttrokken.

Onzichtbaar weggewerkte werkzaamheden vormen het terugkerende probleem. Alles wat wordt afgedekt — waterdichting, drainage, wapening, isolatie — moet worden vastgelegd voordat het verdwijnt, omdat het alternatief achteraf het openbreken van voltooid werk is.

De documentatie die tijdens de werkzaamheden wordt verzameld, vormt de onderbouwing voor de licença de utilização en, later, de verkoop. Het achteraf samenstellen ervan verloopt traag en leidt tot onvolledigheden.

• revisietekeningen (as-built) voor alle disciplines
• certificaten en conformiteitsverklaringen voor installaties
• energiecertificering
• bevestigingen van aansluitingen op nutsvoorzieningen en infrastructuur
• test-, inbedrijfstellings- en inspectierapporten
• materiaalgegevens, garanties en onderhoudsinstructies
• het vereiste technische dossier voor het voltooide gebouw
• het wijzigingsregister afgestemd op het goedgekeurde project.

Oplevering in commerciële zin en oplevering in regelgevende zin vallen niet op dezelfde datum. De licença de utilização volgt na voltooiing van de werkzaamheden, de indiening van de vereiste verklaringen en certificaten, en — afhankelijk van de gemeente en de gebruiksfunctie — een inspectie.

Neem deze tussenperiode bewust op in de financiële modellering: financieringskosten lopen door, en eenheden kunnen over het algemeen niet onder normale voorwaarden aan kopers worden overgedragen totdat de vergunningssituatie is afgerond. Initiatiefnemers die de verkoopafwikkeling plannen op basis van de feitelijke oplevering in plaats van op de vergunning, missen stelselmatig hun eigen deadlines.

• insolventie van de aannemer tijdens de werkzaamheden, en de kosten voor het hermobiliseren van een vervanger
• kostenstijgingen van materiaal en arbeid gedurende een langdurig project
• archeologische omstandigheden of bodemgesteldheden die pas na aanvang van de ontgraving worden ontdekt
• doorlooptijden voor nutsaansluitingen buiten de invloedssfeer van de ontwikkelaar
• weers- en seizoensgebonden beperkingen op kustlocaties of in beschermde gebieden
• klachten van omwonenden en daaruit voortvloeiende beperkingen van de werktijden
• afwijkingen van het goedgekeurde project die zich onopgemerkt opstapelen tot aan de inspectie.

Voor elk van deze risico's bestaat een mitigatiemaatregel — uitvoeringsgaranties, indexering, bodemonderzoek, vroegtijdige aanvragen voor nutsvoorzieningen, een realistische planning, betrokkenheid van de omgeving en een actueel wijzigingenregister. Voor geen daarvan is er een oplossing beschikbaar op het moment dat de vergunning wordt aangevraagd.