Abwicklung der Bauphase in Portugal

Die Bauphase entscheidet sich in den zwei Monaten vor der Baustellenmobilisierung. Bis zum Eintreffen der Baumaschinen sollte die Planung abgeschlossen, der Vertrag unterzeichnet, der Terminplan abgestimmt, das Überwachungsteam beauftragt und die baustellenbezogenen Pflichten erfüllt sein. Baustellen, die mit einer unvollständigen Planung eröffnet werden, verbringen den Rest des Projekts mit der Bepreisung von Änderungen.

WAS VOR DER MOBILISIERUNG ABGESCHLOSSEN SEIN SOLLTE

• die Baugenehmigung abgeholt und die zugehörigen Gebühren beglichen sind
• die Ausführungsplanung abgeschlossen und fachübergreifend koordiniert ist
• das Leistungsverzeichnis ermittelt und mit dem Kostenplan abgeglichen ist
• der Vertrag abgeschlossen ist, einschließlich abgestimmtem Terminplan, Zahlungsbedingungen und Sicherheiten
• die Mitteilungen zur Baustelleneröffnung und die Erklärungen zur technischen Verantwortung eingereicht sind
• der Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan sowie die Koordinierungsbeauftragungen vorliegen
• Versicherungen bestätigt und in Kraft sind
• Versorgungsanschlüsse, Zufahrten und etwaige Genehmigungen zur vorübergehenden Nutzung geregelt sind.

Der Vergabeweg bestimmt, wer das Planungsrisiko trägt, wie Preissicherheit erzielt wird und wie schnell mit der Baustelle begonnen werden kann.

• **Traditionell (Planung vor Bauausführung).** Der Bauträger stellt die Planung fertig, schreibt sie aus, und das Bauunternehmen bepreist einen definierten Leistungsumfang. Beste Preissicherheit, langsamster Start, erfordert Planungsdisziplin.
• **Design and Build.** Das Bauunternehmen übernimmt die Verantwortung für die Fertigstellung der Planung auf Basis einer Leistungsbeschreibung. Schneller, weniger Schnittstellen, doch die Steuerung der Bauspezifikationen muss in den Anforderungen des Bauherrn verankert sein, da die Qualität sonst nachlässt.
• **Construction Management.** Gewerke werden separat unter der Leitung des Bauträgers vergeben. Flexibel und schnell bei komplexen oder phasenbezogenen Vorhaben, jedoch behält der Bauträger das Koordinationsrisiko und es gibt keinen einheitlichen Verantwortlichen für den Preis.

Die Auswahl eines Bauunternehmens ist nicht nur eine Preisfrage. Überprüfen Sie Zulassungen und Klassifizierungen für die jeweiligen Arbeiten, die finanzielle Leistungsfähigkeit, die aktuelle Auslastung, das tatsächlich für das Projekt abgestellte Team sowie vergleichbare, persönlich besichtigte Referenzprojekte.

Welche Form auch immer gewählt wird, die entscheidenden kaufmännischen Bedingungen sind stets dieselben:

• der bepreiste Leistungsumfang und was ausdrücklich ausgeschlossen ist
• der Mechanismus zur Bewertung von Leistungsänderungen mit vereinbarten Einheitssätzen
• der Zahlungszyklus, der Prozentsatz des Sicherheitseinbehalts und die Freigabebedingungen
• der Bauzeitenplan, Teilfertigstellungstermine und Verzugsschadensersatz
• Gründe für Bauzeitverlängerungen und das entsprechende Anzeige- und Anmeldeverfahren
• Erfüllungssicherheiten — Bürgschaft, Garantie der Muttergesellschaft oder Sicherheitseinbehalt
• Mängelhaftungsfrist und das Verfahren zur Mängelbeseitigung
• Aussetzungs- und Kündigungsrechte beider Parteien
• Versicherungspflichten und die Allokation des Baustellenrisikos.

Ein Pauschalpreisvertrag auf Grundlage einer unvollständigen Planung ist die häufigste Ursache für Streitigkeiten auf portugiesischen Baustellen. Das Bauunternehmen bepreist, was gezeichnet ist; alles andere wird zu einem Nachtrag zu Konditionen, die aus einer schwachen Position heraus verhandelt werden.

Die portugiesische Praxis knüpft formelle Verantwortlichkeiten direkt an die Ausführung der Arbeiten:

• benannte technische Verantwortung für die Ausführung und für die Bauleitung durch qualifizierte Fachkräfte
• das Baustellenschild mit den Angaben zur Genehmigung, gut sichtbar vom öffentlichen Raum aus
• Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination während der Bauausführung mit fortlaufender Aktualisierung des Sicherheitsplans
• Anzeige des Baubeginns bei den zuständigen Behörden, sofern vorgeschrieben
• Abfallbewirtschaftungskonzepte für Bau- und Abbruchabfälle
• Kontrolle von Lärm, Arbeitszeiten, Zufahrten sowie der Schutz von Nachbargrundstücken
• präzise Baustellendokumentation: Anweisungen, Leistungsbewertungen, Prüfungen, Inspektionen und Bautagebücher.

Versäumnisse in diesem Bereich stoppen ein Projekt selten unmittelbar. Sie treten als behördliche Auflagen, als Feststellungen bei Kontrollen oder als Lücken in den Übergabeunterlagen genau in dem Moment zutage, in dem die licença de utilização benötigt wird.

Monatlicher Zyklus bei einem fremdfinanzierten Projekt:

1. Das Bauunternehmen reicht die Abrechnung der erbrachten Leistungen ein;

2. Die Bauüberwachung prüft Mengen und Qualität vor Ort;

3. Der Monitoring Surveyor bestätigt den Baufortschritt für den Kreditgeber;

4. Der Mittelabruf wird freigegeben, abzüglich des Einbehalts und unter Berücksichtigung etwaiger Bedingungen;

5. Die Zahlung an das Bauunternehmen erfolgt innerhalb der vertraglichen Frist.

Da die Zertifizierung der Zahlung vorausgeht, muss der Projektentwickler die Liquiditätslücke beim Betriebskapital vorfinanzieren. Da die Zertifizierung von der Qualität abhängt, kann ein anhaltender Mangel den gesamten Cashflow blockieren und nicht nur den strittigen Teilbereich.

Jedes Projekt verändert sich. Die Disziplin besteht nicht darin, Änderungen zu vermeiden, sondern sie zu steuern:

• keine Anweisung ohne schriftlichen Änderungsauftrag
• jede Leistungsänderung wird nach Möglichkeit vor der Ausführung bepreist und datiert
• ein einziges, fortlaufend aktualisiertes Register, das Kosten, terminliche Auswirkungen und den Genehmigungsstatus ausweist
• Inanspruchnahme von Unvorhergesehenem (Contingency) gegen das Register mit voller Transparenz über das verbleibende Budget
• monatlicher Abgleich des Registers mit dem Kostenbericht und dem Cashflow.

Führt eine Änderung auch zu einer planungsrechtlichen Abweichung vom genehmigten Projekt, behandeln Sie diese primär als Genehmigungsfrage und erst sekundär als Kostenposition. Zuerst zu bauen und nachträglich zu legalisieren, ist der teure Weg.

• Materialfreigaben und Musterelemente vor der Bestellung abgestimmt
• Prüf- und Testpläne für Tragwerk, Bauwerksabdichtung, Wärme- und Schallschutz sowie technische Gebäudeausrüstung
• Inbetriebsetzungspläne für Heizungs-, Lüftungs-, Sanitär- und Elektroinstallationen
• Barrierefreiheit und Brandschutzanforderungen anhand des genehmigten Projekts verifiziert und nicht bloß vorausgesetzt
• Mängelerfassung (Snagging) fortlaufend bei Fertigstellung einzelner Abschnitte durchgeführt, anstatt alles auf den Projektabschluss zu verschieben
• lückenlose Foto- und Dokumentationsaufzeichnungen während des gesamten Verlaufs, einschließlich später verdeckter Arbeiten.

Verdeckte Arbeiten sind die wiederkehrende Schwachstelle. Alles, was später verdeckt wird — Abdichtungen, Entwässerung, Bewehrung, Dämmung —, muss dokumentiert werden, bevor es nicht mehr sichtbar ist, da die spätere Alternative darin besteht, fertiggestellte Bauteile wieder aufzureißen.

Die während der Bauphase erstellte Dokumentation ist die Grundlage für die Nutzungsgenehmigung (licença de utilização) und später für den Verkauf. Sie nachträglich zusammenzutragen, ist zeitraubend und lückenhaft.

• Bestandspläne (As-Built) für alle Fachdisziplinen
• Zertifikate und Konformitätserklärungen für technische Anlagen
• Energieausweise / Energieeffizienz-Zertifizierung
• Bestätigungen über Infrastruktur- und Versorgungsanschlüsse
• Prüf-, Inbetriebsetzungs- und Inspektionsprotokolle
• Materialdatenblätter, Gewährleistungen und Wartungsanleitungen
• die für das fertiggestellte Gebäude vorgeschriebene technische Dokumentation
• das mit dem genehmigten Projekt abgeglichene Nachtragsregister.

Die kaufmännische Fertigstellung und die behördliche Fertigstellung fallen nicht auf denselben Tag. Die Nutzungsgenehmigung (licença de utilização) folgt auf die Fertigstellung der Arbeiten, die Einreichung der erforderlichen Erklärungen und Bescheinigungen und — je nach Gemeinde und Nutzungsart — eine behördliche Abnahme.

Planen Sie diese zeitliche Lücke ganz bewusst ein: Finanzierungskosten fallen weiter an, und Einheiten können im Regelfall nicht zu normalen Bedingungen an Käufer übergeben werden, solange der Genehmigungsstatus nicht geregelt ist. Initiatoren, die Verkaufsabschlüsse an der tatsächlichen Baufertigstellung statt an der Genehmigung ausrichten, verfehlen regelmäßig ihre eigenen Fristen.

• Insolvenz des Bauunternehmens während der Bauarbeiten und die Kosten für die Remobilisierung eines Ersatzunternehmens
• Material- und Lohnkostensteigerungen über einen langen Ausführungszeitraum
• archäologische Funde oder Baugrundverhältnisse, die erst nach Beginn des Aushubs entdeckt werden
• Vorlaufzeiten für Versorgungsanschlüsse, die außerhalb des Einflussbereichs des Projektentwicklers liegen
• wetterbedingte und saisonale Einschränkungen in Küsten- oder Schutzgebieten
• Beschwerden von Nachbarn und daraus resultierende Einschränkungen der Arbeitszeiten
• Abweichungen vom genehmigten Projekt, die sich bis zur Inspektion unbemerkt summieren.

Für jeden dieser Punkte gibt es eine Risikominderungsmaßnahme – Erfüllungssicherheiten, Indexierung, Baugrunduntersuchungen, frühzeitige Anträge auf Versorgungsanschlüsse, eine realistische Terminplanung, Einbindung der Nachbarschaft und ein fortlaufend geführtes Änderungsregister. Für keinen davon steht zu dem Zeitpunkt, an dem die Genehmigung beantragt wird, eine nachträgliche Abhilfe bereit.