Projektentwicklungen in Portugal folgen einer klar definierten fachlichen Struktur. Anträge werden von qualifizierten Fachleuten unterzeichnet, gesetzliche Pflichten sind an namentlich benannte Rollen gebunden, und die Gemeinde verkehrt mit dem beauftragten Team statt direkt mit dem Investor.
Für einen internationalen Entwickler besteht die praktische Herausforderung nicht darin, Fachleute zu finden. Sie besteht vielmehr darin, sie in der richtigen Reihenfolge mit lückenlosen Leistungsumfängen zu beauftragen und einen Berichts- und Kommunikationsrhythmus aufzubauen, der auch aus der Ferne echte Transparenz gewährleistet.
- die Kernrollen und die jeweiligen Verantwortlichkeiten
- Beauftragungsreihenfolge und Abhängigkeiten
- Leistungsumfang, Honorarstruktur und Arbeitsergebnisse
- Haftung, Versicherung und berufsständische Registrierung
- Koordination und wer den Terminplan verantwortet
- Steuerung aus der Distanz und Berichtswesen
- wann ein Teammitglied ausgetauscht werden sollte
In diesem Leitfaden
01Das Kernteam
- **Architekt.** Verfasst das Architekturprojekt, leitet die Einreichung zur Genehmigung und koordiniert in der Regel die Fachdisziplinen.
- **Ingenieure.** Tragwerksplanung, Fundamente, Wasser und Abwasser, Elektrotechnik, HLK/Mechanik, Telekommunikation, Akustik, Wärmeschutz und Brandschutz, wobei jeder ein unterzeichnetes Fachprojekt erstellt.
- **Sicherheitskoordinator.** Gesetzliche Koordinierungsaufgaben bei Planung und Ausführung mit Pflichten, die sowohl für den Bauherrn als auch für das Bauunternehmen gelten.
- **Projektmanager.** Steuert Terminplan, Budget, Informationsfluss und die Schnittstellen, die nicht in der Verantwortung des Planungsteams liegen.
- **Kostenberater.** Unabhängige Kostenplanung, Angebotsauswertung und Rechnungsprüfung; eine von der Planung getrennte Disziplin.
- **Rechtsanwalt.** Eigentumstitel, Verträge, Strukturierung, Miet- oder Verkaufsdokumentation sowie Behördenangelegenheiten.
- **Buchhalter / Steuerberater.** Gesellschaftsgründung, IVA-Position, Compliance und Berichterstattung.
- **Makler.** Marktdaten während der Machbarkeitsprüfung, anschließend das Verkaufs- oder Vermietungsprogramm; muss ordnungsgemäß lizenziert sein.
02Die Reihenfolge ist entscheidend
Beauftragen Sie den Rechtsanwalt sowie eine Kosten- oder Machbarkeitskompetenz, bevor Sie sich für ein Grundstück verpflichten. Beauftragen Sie den Architekten mit der Prüfung der planungsrechtlichen Situation, bevor Sie unbedingte Vereinbarungen unterzeichnen. Binden Sie Ingenieure früh genug ein, damit sie den Entwurf mitgestalten und nicht nur dokumentieren. Beauftragen Sie den Sicherheitskoordinator, bevor Entwurfsentscheidungen die Baumethodik einschränken. Beauftragen Sie das Bauunternehmen bei einem traditionellen Verfahren zuletzt oder bei einem zweistufigen Verfahren frühzeitig.
03Leistungsumfänge lückenlos definieren
WAS JEDE BEAUFTRAGUNG ENTHALTEN SOLLTE
- die Arbeitsergebnisse, nach Leistungsphasen, in Form einer Auflistung
- die Dauer der Beauftragung, ausdrücklich einschließlich der Leistungen während der Bauphase
- die Anzahl der Entwurfsiterationen und was ein zusätzliches Honorar auslöst
- Anwesenheitspflichten: Besprechungen, Baustellenbesuche, Behördentermine
- die Koordinationspflichten zwischen den Fachdisziplinen und wer Konflikte löst
- Berufsregistrierung, Versicherungssumme und deren Aufrechterhaltungszeitraum
- geistiges Eigentum und das Recht, den Entwurf mit einem anderen Team fortzuführen
- der an Meilensteine gekoppelte Honorarplan, gegebenenfalls mit Einbehalt
- Kündigungsrechte und was im Falle einer Kündigung übergeben wird.
04Projektsteuerung aus dem Ausland
Aus dem Ausland agierende Projektentwickler sind dann erfolgreich, wenn sie eher auf Rhythmus als auf Intensität setzen: ein fester wöchentlicher schriftlicher Bericht im Abgleich mit dem Terminplan, ein monatlicher Kostenbericht abgeglichen mit der Wirtschaftlichkeitsrechnung, Fotodokumentationen in festgelegten Intervallen und eine terminierte Entscheidungsliste, damit das Team niemals durch das Warten auf Antworten blockiert wird.
Reisen Sie zu den entscheidenden Zeitpunkten an — vor der Einreichung zur Genehmigung, bei der Angebotsauswertung, bei der Baustelleneinrichtung, bei der Rohinstallation und bei der Bauabnahme. Besuche, die mit Entscheidungen zusammenfallen, sind wertvoller als Besuche, die mit dem reinen Baufortschritt zusammenfallen.
05Wechsel eines Teammitglieds
Der Austausch eines Fachberaters mitten im Projekt kostet Zeit, Honorar und Wissen; es sollte daher eine wohlüberlegte Entscheidung sein und keine bloße Reaktion. Er ist gerechtfertigt, wenn Leistungen wiederholt ohne Erklärung verspätet erbracht werden, wenn Koordinationsfehler das Bauunternehmen erreichen, wenn der Fachplaner keine aktuelle Registrierung oder Versicherung nachweisen kann oder wenn die Kommunikation so weit zusammengebrochen ist, dass der Entwickler dem Berichtswesen nicht mehr vertraut. Stellen Sie sicher, dass der Vertrag dies zulässt und der Entwurf rechtmäßig durch einen Nachfolger weitergeführt werden kann.
06Häufige Fragen
Fragen, die Entwickler in dieser Phase häufig stellen.
Wer unterzeichnet den Genehmigungsantrag?
Die Projektunterlagen werden von qualifizierten Fachleuten verfasst und unterzeichnet, die bei der entsprechenden Berufskammer eingetragen sind, wobei die Fachplanungen von den jeweiligen Ingenieuren gezeichnet werden. Der Entwickler ist der Antragsteller, die fachliche Verantwortung liegt jedoch persönlich bei den unterzeichnenden Fachleuten – weshalb Kammereintragung und Versicherungsschutz vor der Beauftragung überprüft werden sollten.
Ist ein Projektmanager bei einem kleineren Vorhaben erforderlich?
Jemand muss den Terminplan, das Budget und die Schnittstellen zwischen den Beratern und Fachplanern steuern. Bei einem kleineren Vorhaben kann dies der Entwickler übernehmen, sofern er vor Ort präsent und erfahren ist. Wenn der Entwickler jedoch aus der Ferne agiert oder neu am Markt ist, amortisieren sich die Kosten für einen kompetenten Projektmanager meist mehrfach durch vermiedene Verzögerungen.
Wie sind die Honorare üblicherweise strukturiert?
Üblicherweise als Prozentsatz der Baukosten für Planungsdisziplinen oder als Pauschalhonorar auf Basis einer definierten Leistungsliste und eines Terminplans. Festhistorare lassen sich leichter kontrollieren, sofern der Leistungsumfang klar definiert ist; prozentuale Honorare steigen mit den Kosten, was nicht immer im Interesse des Entwicklers liegt.
Was ist die häufigste Schnittstellenlücke bei Beauftragungen?
Koordination und Betreuung nach der Genehmigungsphase. Teams werden mit der Erstellung eines Genehmigungspakets beauftragt, und die Beauftragung endet danach stillschweigend – wodurch sich niemand dafür verantwortlich zeichnet, Auflagen zu beantworten, die Fachplanungen mit den Ausführungsvorschlägen des Bauunternehmens abzustimmen oder Ortstermine wahrzunehmen. Definieren Sie die gesamte Dauer in der Beauftragung, einschließlich der Leistungen in der Bauphase.
07Offizielle Quellen und weiterführende Literatur
Rechtliche Begleitung durch VVA
Bevor Sie sich auf ein Grundstück oder Projekt festlegen
Sobald ein Grundstück oder Projekt feststeht, verlagert sich der Fokus von allgemeiner Orientierung auf die konkrete Transaktion: Eigentum, Planungsstand, Genehmigungen, Belastungen, Verträge und Haltestruktur.
Die Rechtsdienstleistungen werden von Valente Veiga & Associados erbracht.